Polityka prywatności

1. Administrator i zakres dokumentu

Administratorem danych przetwarzanych na potrzeby prowadzenia platformy Look&Book jest Look&Book Przemysław Kornacki, ul. Kijańska 7A, 20-229 Lublin, NIP: 9462450452, REGON: 061587070. Kontakt dotyczący danych osobowych i realizacji praw: kontakt@looknbook.pl; można również napisać na wskazany adres pocztowy.

Dokument dotyczy serwisu looknbook.pl, jego paneli i internetowego widżetu rezerwacji, także korzystania na urządzeniach mobilnych oraz powiadomień. Informuje o przetwarzaniu danych zgodnie z RODO i Prawem komunikacji elektronicznej. Zapoznanie się z polityką nie stanowi zgody na marketing, cookies ani inne dobrowolne przetwarzanie.

2. Look&Book i salon — podział ról

Look&Book jest administratorem danych potrzebnych do kont użytkowników, bezpieczeństwa platformy, własnych rozliczeń abonamentowych, obsługi zgłoszeń, publikacji opinii i organizacji sieci współpracy. Salon jest odrębnym administratorem danych, które wykorzystuje do realizacji wizyt, kontaktu ze swoimi klientami, prowadzenia dokumentacji i własnych rozliczeń. Salon odpowiada za poinformowanie klientów o swoim przetwarzaniu.

W zakresie przechowywania i obsługi bazy klientów, terminarza oraz danych zespołu wyłącznie na polecenie salonu Look&Book działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia określonej w regulaminie lub odrębnej umowie. Ta sama informacja może być przetwarzana w różnych, wyraźnie oddzielonych celach. Rezerwacja nie oznacza zgody na przekazanie bazy klientów partnerom handlowym.

3. Jakie dane i skąd otrzymujemy

• Konto i kontakt: imię i nazwisko, e-mail, telefon z kierunkowym kraju, dane uwierzytelniające, role i uprawnienia oraz dobrowolne zdjęcie profilowe. Hasło służy uwierzytelnianiu i nie powinno być przesyłane w wiadomościach do obsługi.
• Salon i zespół: nazwa, dane właściciela i osób kontaktowych, NIP, REGON, adres, dane firmowe i rozliczeniowe, logo, zdjęcia, opisy, usługi, ceny, promocje, specjalizacje, godziny, urlopy i wyjątki dostępności. Publiczne są dane udostępnione w profilu salonu i specjalisty, a nie prywatne dane logowania.
• Rezerwacje i relacje z salonem: dane klienta lub gościa, salon, specjalista, usługi, termin, status i historia wizyt, informacje przekazane przy rezerwacji, ulubione salony, opinie i oceny oraz korespondencja i zgłoszenia.
• Abonamenty i płatności: pakiet, liczba specjalistów, warunki rabatowe i kody rejestracji, okres próbny, zamówienia PayU, kwoty netto/VAT/brutto, statusy transakcji, daty płatności, okresy subskrypcji i faktury. Dane instrumentu płatniczego podaje się operatorowi płatności, a nie w profilu Look&Book.
• Sieć współpracy: dane kont wspólników, partnerów i przedstawicieli, dane firmowe i kontaktowe, przypisania w sieci, kody polecające oraz informacje o przypisanych salonach i rozliczeniach dostępne zgodnie z uprawnieniami.
• Dane techniczne: adres IP, czas i przebieg żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, błędy i logi bezpieczeństwa; po włączeniu push także token urządzenia i dane potrzebne do dostarczenia powiadomienia.

Dane otrzymujemy od użytkownika, od salonu wprowadzającego rezerwację lub dane zespołu, z działania serwisu oraz od operatora płatności w zakresie statusów transakcji. Właściciel salonu odpowiada za legalność wprowadzania danych innych osób i realizację obowiązków informacyjnych. Jeżeli Look&Book otrzyma dane nie bezpośrednio od osoby jako administrator, realizuje również obowiązki z art. 14 RODO, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.

Nie należy zamieszczać w publicznych opisach, opiniach ani zwykłych wiadomościach danych o zdrowiu, dokumentów tożsamości ani innych danych szczególnie chronionych. Salon potrzebujący takich danych do konkretnego zabiegu musi zapewnić odrębną podstawę z art. 9 RODO i odpowiednią procedurę; ogólna akceptacja regulaminu nie jest taką podstawą.

4. Cele i podstawy prawne

• Założenie i prowadzenie konta, rezerwacje użytkownika, obsługa abonamentu i kontakt niezbędny do usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy. Obsługa osób reprezentujących salon lub inną firmę oraz organizacja uprawnień: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w komunikacji i wykonywaniu współpracy.
• Faktury, podatki oraz obowiązki wynikające z przepisów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie fałszywym rezerwacjom i nadużyciom, rozpatrywanie zgłoszeń, ochrona i dochodzenie roszczeń, podstawowa analiza działania z logów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interes ten podlega ocenie z uwzględnieniem praw użytkownika.
• Publikowanie dobrowolnie przekazanych opinii i treści w ramach funkcji serwisu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; weryfikacja nadużyć i moderacja: art. 6 ust. 1 lit. f lub lit. c RODO, stosownie do obowiązku.
• Przypisanie kodu polecającego, obsługa sieci i jej rozliczeń: art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c lub lit. f RODO, odpowiednio do relacji i celu; nie oznacza udostępnienia danych klientów salonu tej sieci.
• Dobrowolny marketing oraz niekonieczne technologie śledzące, jeśli zostaną udostępnione: zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymagane zgody zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Odmowa nie odbiera dostępu do podstawowych usług.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do założenia konta, dokonania rezerwacji albo rozliczenia abonamentu. Pozostałe dane są dobrowolne. Brak danych wymaganych może uniemożliwić konkretną czynność, a nie samo przeglądanie publicznych stron.

5. Odbiorcy i widoczność danych

Dane rezerwacji otrzymuje wybrany salon i upoważnieni specjaliści w zakresie potrzebnym do obsługi wizyty. Dane profilu publicznego salonu, udostępnione informacje o zespole i publiczne opinie mogą być widoczne dla odwiedzających oraz wyszukiwarek. Nie publikujemy w opinii telefonu ani e-maila autora jako danych kontaktowych.

Do danych mogą mieć dostęp upoważnione osoby obsługi Look&Book, dostawcy hostingu, utrzymania serwisu, poczty, wsparcia i rozliczeń — w zakresie potrzebnym do zadania i na odpowiedniej podstawie prawnej. Wspólnicy, partnerzy i przedstawiciele otrzymują tylko dane salonów i sieci potrzebne do ich uprawnionej współpracy; ich rola nie upoważnia do przeglądania bazy klientów salonu.

PayU S.A. przetwarza dane niezbędne do realizacji płatności abonamentowej i własnych obowiązków jako odrębny administrator. Przy płatności można zapoznać się z informacjami PayU. Google/Firebase Cloud Messaging uczestniczy w dostarczaniu włączonych powiadomień push; przekazywany jest token i zakres wiadomości niezbędny do jej wysłania. Dane mogą otrzymać także organy uprawnione na podstawie prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych do marketingu innych podmiotów.

6. Wiadomości i powiadomienia

Wiadomości dotyczące konta, potwierdzenia i przypomnienia wizyt, bezpieczeństwa oraz płatności służą realizacji usługi i nie są uzależnione od zgody na reklamę. Dostępność e-maili, powiadomień w panelu i push zależy od funkcji, ustawień i możliwości urządzenia. Push można wyłączyć w ustawieniach przeglądarki lub urządzenia; nie stanowi to usunięcia konta.

Powiadomienie może być widoczne na ekranie blokady, dlatego użytkownik powinien dostosować jego ustawienia prywatności. Powiadomienia marketingowe wymagają odrębnej podstawy i wymaganych zgód; można z nich zrezygnować bez rezygnacji z rezerwacji. Nie deklarujemy dostarczania SMS jako standardowego kanału usługi.

7. Cookies i pamięć urządzenia

Serwis wykorzystuje cookies oraz localStorage i sessionStorage do utrzymania uwierzytelnienia, zabezpieczenia sesji i zapamiętywania ustawień potrzebnych do wybranej funkcji, np. panelu lub wyglądu menu. Pamięć urządzenia może zawierać token dostępu — nie należy korzystać z konta na niezaufanym urządzeniu ani udostępniać tych danych.

Technologie ściśle niezbędne do świadczenia wyraźnie żądanej usługi nie wymagają zgody na zasadach określonych w Prawie komunikacji elektronicznej. Technologie analityczne, reklamowe lub inne niekonieczne wymagają uprzedniej, dobrowolnej zgody; samo odwiedzenie strony ani akceptacja regulaminu jej nie zastępuje. Jeżeli takie technologie zostaną włączone, użytkownik musi otrzymać informację o dostawcach, celach i czasie działania oraz możliwość odmowy i równie łatwego wycofania zgody.

Obecne funkcje konta nie wymagają zgody na zewnętrzne reklamy lub analitykę. Cookies i pamięć można usunąć w przeglądarce; może to wylogować użytkownika lub zresetować ustawienia. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Osobne strony operatora płatności mogą stosować własne technologie opisane przez tego operatora.

8. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z globalnych dostawców, w szczególności infrastruktury powiadomień Google/Firebase, może wiązać się z przetwarzaniem poza EOG. Taki transfer wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO: decyzji o odpowiednim stopniu ochrony w jej obowiązującym zakresie albo standardowych klauzul umownych wraz z konieczną oceną i zabezpieczeniami. Nie zakładamy, że sama siedziba dostawcy gwarantuje legalność transferu.

Informację o zastosowanym mechanizmie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń, z ochroną tajemnic i danych innych osób, można uzyskać pod kontakt@looknbook.pl.

9. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i współpracy — przez czas świadczenia usługi, a następnie tylko w zakresie i przez czas potrzebny do obowiązków prawnych, rozpatrzenia spraw lub ochrony roszczeń. Usunięcie konta nie uzasadnia zachowania wszystkich danych bezterminowo.
• Dane rezerwacji i zespołu przetwarzane na polecenie salonu — według instrukcji i umowy z salonem; salon ustala uzasadnioną retencję swojej dokumentacji. Własne dane Look&Book o realizacji usługi zachowujemy tylko dla określonego celu i do właściwego terminu przedawnienia roszczeń, z uwzględnieniem ewentualnego sporu.
• Dokumenty podatkowe — przez czas wynikający z przepisów, co do zasady do upływu pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; termin może ulec zmianie z przyczyn ustawowych. Inne dokumenty księgowe według właściwych przepisów.
• Treści publiczne i korespondencja — przez czas potrzebny do publikacji lub obsługi sprawy, później tylko w uzasadnionym zakresie, np. dowodowym.
• Dane oparte na zgodzie — do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu; minimalny dowód udzielenia i wycofania zgody może być zachowany dla wykazania zgodności.
• Logi i tokeny powiadomień — nie dłużej niż wymaga ich cel bezpieczeństwa i dostarczania wiadomości; nieaktualne tokeny podlegają usunięciu.

Usunięcie z systemu aktywnego może nastąpić wcześniej niż wygaśnięcie kopii zapasowej. Kopie częste mają rotację 3 dni, a dzienne 30 dni; kopie nie służą do bieżącego korzystania z usuniętych danych. Po odtworzeniu kopii należy ponownie zastosować wykonane żądania usunięcia, o ile nie ma prawnej podstawy dalszego zachowania danych.

10. Prawa osób i zgłoszenia

W granicach RODO przysługuje prawo dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy oraz sprzeciwu wobec uzasadnionego interesu. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy. Zgodę można wycofać w dowolnym czasie, bez wpływu na wcześniejsze legalne przetwarzanie.

Żądania można przesłać na kontakt@looknbook.pl. Możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości, bez nadmiernego zbierania danych. Odpowiedź następuje co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych w RODO termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące z poinformowaniem o przyczynach. Usunięcie konta nie usuwa automatycznie dokumentów, które muszą pozostać zgodnie z prawem.

W sprawach przetwarzania przez salon można zwrócić się bezpośrednio do salonu; pomożemy ustalić właściwego adresata. Można też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; aktualne dane kontaktowe są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

11. Bezpieczeństwo, automatyzacja i osoby małoletnie

Stosujemy zabezpieczenia adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenia, kontrolę uprawnień, ochronę uwierzytelniania i kopie zapasowe. Użytkownik powinien chronić hasło, wylogować się ze wspólnego urządzenia i zgłosić podejrzenie naruszenia. Informacje o naruszeniach przekazujemy osobom i organowi, gdy wymagają tego przepisy RODO.

Automatyczne wyliczanie dostępnych terminów, kwoty abonamentu lub pakietu według liczby specjalistów jest elementem działania usługi. Nie jest deklaracją stosowania decyzji wyłącznie automatycznych o skutkach prawnych w rozumieniu art. 22 RODO. Wątpliwe wyliczenia można zgłosić do wyjaśnienia przez obsługę. Ewentualne wprowadzenie takich decyzji wymaga odrębnej informacji i odpowiednich gwarancji.

Korzystanie przez osobę małoletnią wymaga poszanowania zasad zdolności do czynności prawnych i, gdy to konieczne, udziału przedstawiciela ustawowego. Nie opieramy niezbędnej obsługi konta na domniemanej zgodzie rodzica. Przy usługach społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku na podstawie zgody obowiązują zasady art. 8 RODO.

12. Zmiany i kontakt

Polityka jest dostępna pod /polityka-prywatnosci. Zmiany odzwierciedlają rzeczywiste funkcje, dostawców i obowiązki prawne. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie lub e-mailem; nowy cel wymagający zgody nie jest wprowadzany przez samą zmianę dokumentu. Kontakt: kontakt@looknbook.pl, Look&Book Przemysław Kornacki, ul. Kijańska 7A, 20-229 Lublin.